On planifie de se marier, super! Puis, survient souvent la question … Est-ce que j’ai besoin d’une planificatrice/organisatrice/coordonnatrice ou puis-je tout faire par moi-même? Qu’est-ce qu’elles font, au juste? Laissez-moi vous démystifier la patente!
Plusieurs planificatrices vont offrir les deux services, soit la planification et la coordination d’événements et nous n’en sommes pas une exception! La différence se situe dans les tâches que nous ferons.
La coordination d’un événement est la gestion de la journée en tant que telle et ce qui est directement lié au bon déroulement de celle-ci. Donc, la coordonnatrice va préparer avec vous l’horaire détaillé de la journée contenant toutes les informations précises sur ce qui se passe à quel moment ainsi que le dossier de votre événement qui contient toutes les informations relatives à chaque fournisseur, les montages à effectuer, les plans de salles et de tables, les coordonnées des différents fournisseurs, les particularités ainsi que les plans b et c. C’est aussi la personne qui sera responsable de la gestion du planning lors du Jour J afin de s’assurer que tout se déroule sans accros. Advenant des problèmes ou imprévus, elle les prend en charge et trouve des solutions. Ça représente environ une vingtaine d’heures de travail.
La planification (ou l’organisation) de l’événement est la création de la journée, morceau par morceau, et du plan de ce que l’événement sera et aura l’air. L’objectif de la planificatrice est d’établir clairement quelle est la vision du/des client(s) et par la suite créer concrètement cette vision. Elle va brainstormer pour créer un événement mémorable et offrir différentes options aux clients. Une planificatrice d’expérience pensera aux moindres détails et s’assurera que tout est structuré parfaitement afin d’éviter un maximum d’imprévus. Elle est à jour dans ce qui se passe dans l’industrie et a énormément de ressources duquel tirer ses inspirations. Elle s’occupera des différents échanges avec les fournisseurs, incluant la demande de soumissions, l’analyse des informations puis des contrats, la négociation et la réservation. Elle respecte bien-sûr l’échéancier déterminé ainsi que le budget. Elle peut prendre en charge la gestion des invitations et toutes autres tâches connexes dans la planification de la grande journée. Donc, elle est la personne qui va construire la journée, selon le niveau d’implication que vous souhaitez (peut planifier tout ou une partie). Selon la complexité, ça peut facilement nécessiter entre 60 et 100 heures de travail, sans compter la présence lors du grand jour.
On demande souvent si c’est nécessaire d’avoir une planificatrice ou une coordonnatrice à nos côtés et je réponds toujours ça dépend de vous! Choisir de travailler avec une professionnelle vous fera économiser du temps, de l’argent et de l’énergie. Elle est là pour vous guider et vous aider à prendre des décisions éclairées. Elle sait comment prendre votre vision et en faire une réalité. Elle a de l’expérience et connaît les moindres détails auxquels penser. Elle est là pour rendre le processus doux et agréable en laissant derrière les doutes et le stress!
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Bonne planif!